Pointage de temps  

Le module de Pointage de temps est destiné aux entreprises qui souhaitent déterminer au mieux le temps passé, le prix de revient et donc la rentabilité des affaires.

Principes

La rentabilité d'un dossier d'affaire est donnée en comparant le budget alloué à cette affaire et le prix de revient réel de cette affaire.

Chaque dossier est donc suivi en termes de :

• budget,
• temps,
• coût,
• frais refacturables ou non.

Création des dossiers d'affaires

Les dossiers d'affaires sont caractérisés par :

• les dates d'ouverture et de fermeture, aucun pointage n'est autorisé en dehors de cette plage,
• le type de dossier (administratif, production, commercial, etc...),
• les collaborateurs autorisés à intervenir dans ce dossier,
• le responsable du suivi du dossier,
• l'adresse de facturation,
• les budgets :
  • de temps,
  • de coûts,
  • de frais.

Informations spécifiques collaborateur

Aux informations standards du collaborateur, trois autres types d'informations sont gérées :

• la catégorie du collaborateur (consultant, technicien, etc...),
• les informations liées au salaire,
• le mode d'expédition des feuilles de pointage.

Pointage du temps par les collaborateurs

Le sous-module de saisie du temps est dissocié de Flow Group.

Chaque collaborateur peut pointer même s'il n'a pas de licence Flow Group

Le pointage du temps est découpé en trois parties :

• la réception périodique des feuilles de pointage contenant les dossiers autorisés,
• la saisie par dossier :
  • du temps passé,
  • d'un rapport,
  • des montants et des types de frais,
  • de la mention éventuelle de refacturation.
• l'envoi des feuilles en fin de période.

Suivi des dossiers

L'exploitation des feuilles de pointage d'une période génère différents types d' informations :

• par dossier pointé :
  • le temps passé par catégorie de collaborateur,
  • le coût par catégorie de collaborateur,
  • le montant des frais par types de frais,
  • le montant des frais refacturables.
• par collaborateur :
  • le récapitulatif des frais de route.

Ces informations permettent au responsable du dossier de visualiser :

• l'avancement de la production :
  • le pointage des temps et des coûts,
  • les rapports périodiques,
  • le point de jalonnement de l'avancement,
  • le suivi des personnels en délégation.
• l'avancement financier du dossier :
  • la consommation d'heures,
  • la consommation des frais de déplacement refacturables,
  • la consommation des frais de deplacement non refacturables,
  • la comparaison avec les budgets.

Gestion des frais de route.

L'exploitation des feuilles de pointage sur une période permet de regrouper, par collaborateur, tous les frais de route.

Après vérification par chaque collaborateur, le circuit de validation des frais de route comprend plusieurs étapes :

• transfert manuel ou automatique au responsable du collaborateur, qui, après vérification, transmettra à la comptabilité,
• transfert direct, manuel ou automatique, à la comptabilité,
• retour au collaborateur après paiement.

Refacturation client

L'exploitation des feuilles de pointage sur une période permet de regrouper, par dossier, tous les frais à refacturer au client.

La liste des différents types de frais et les montants sont affichés.

A charge pour le responsable du dossier, d'automatiser ou non la facturation client.